Privacy verklaring

LOF HRM is ervan bewust dat je vertrouwen stelt in ons als je jouw gegevens aan ons verstrekt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om je privacy te beschermen. Op deze pagina laten we je weten welke gegevens we verzamelen als je onze website gebruikt, waarom we gegevens verzamelen en hoe we hiermee jouw gebruikservaring verbeteren.

Deze privacyverklaring, samen met ons cookiebeleid, verklaart op welke wijze wij gebruik maken van de persoonlijke informatie die wij van je verzamelen en op welke manier dit deel uit maakt van onze algemene voorwaarden.

Contactgegevens
LOF HRM
Hondsdraf 108
8255 KB Swifterbant
Telefoonnummer 06 – 83 80 45 89

Communicatie
Wanneer je een e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar je persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk je vragen te verwerken en je verzoeken te beantwoorden met als uiteindelijke doel het op een correcte wijze uitvoeren van een wederzijdse (zakelijke) overeenkomst.

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn elke gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van organisaties geen persoonsgegevens zijn. 
LOF HRM verwerkt voornamelijk zakelijke gegevens van klanten en relaties en beperkt de vraag naar persoonsgebonden informatie daarbij zo veel mogelijk.

Persoonsgegevens die LOF HRM verwerkt
Die persoonsgebonden gegevens die LOF HRM ontvangt, verkrijgt LOF HRM omdat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons of via mail of telefonisch verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de mogelijke (zakelijke of privé) persoonsgegevens die LOF HRM in de zakelijke relatie verwerkt:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Overige gegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en/of telefonisch contact zijn:

• Bankrekeningnummer
• BTW en KvK nummer (alleen zakelijk)

LOF HRM zal deze gegevens niet combineren met of koppelen aan andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
LOF HRM heeft met de website of de uitvoering van onze zakelijke overeenkomsten, niet de intentie om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld over ras, geloof, politieke voorkeur et cetera, te verzamelen en te beheren. Als je ervan overtuigd bent dat LOF HRM toch dergelijke gegevens heeft verzameld, neem dan contact met ons op via [email protected].

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt LOF HRM persoonsgegevens
LOF HRM verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het toesturen van een offerte
• Het afhandelen van betalingen
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening/overeenkomst uit te kunnen voeren
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

LOF HRM verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Ben je een (potentiële) opdrachtgever?
Dan zijn je persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij uitvoering van de opdracht is dat nodig om je een offerte-aanvraag te kunnen toesturen, met je te kunnen communiceren over specifieke voorwaarde en aspecten van de overeenkomst en de facturatie vlot en efficiënt te kunnen laten verlopen.

Als je gebruik maakt van een zakelijk mailadres dan is het mogelijk dat wij je benaderen om je op de hoogte te stellen van onze producten en services. Het is mogelijk om je uit te schrijven voor de nieuwsbrieven door op ‘uitschrijven’ te klikken in de betreffende reclame e-mail. Houd er rekening mee dat deze verklaring alleen van toepassing is op de relaties die de voorwaarden om onze nieuwsbrief te ontvangen hebben geaccepteerd.

Je bent niet verplicht om ons je persoonsgegevens te verstrekken. Echter, als je ons geen of onvoldoende persoonsgegevens of informatie verstrekt, dan is het mogelijk dat wij aan de door jouw gevraagde werkzaamheden of te leveren producten geen of onvoldoende uitvoering kunnen geven.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
LOF HRM bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Indien je geen klant bij ons bent geworden worden je gegevens niet langer dan een jaar bewaard.

Ben je wel klant bij ons geworden, dan zullen wij je persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met je volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij je persoonsgegevens verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden
LOF HRM deelt of verkoopt je gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan onze wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. LOF HRM blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door LOF HRM. Daarnaast heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij beschikken, in een digitale vorm naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Wil je van dit recht gebruik maken? Mail dan naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. 
Maak in deze kopie je pasfoto, de MRZ (machine readable zone, dat is de strook met nummers onderaan het paspoort), het paspoortnummer en je Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
LOF HRM neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. 
Als je het idee hebt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via [email protected].

Veranderingen in onze privacy policy
Periodiek wordt er een update gemaakt van onze privacyverklaring. Wanneer er wijzigingen doorgevoerd worden, zal dit via deze pagina naar je gecommuniceerd worden. Wij raden je dan ook aan om met enige regelmaat onze website te bezoeken. Op deze manier ben je altijd op de hoogte over welke persoonlijke gegevens wij van je bewaren en met welk doel en welke beveiliging wij daarbij toepassen. 
Indien je vragen of opmerkingen hebt over ons privacyverklaring, neem dan contact met ons op via [email protected].

Klachten?
LOF HRM wil je erop wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Dit document is opgesteld in maart 2019